LINO GROUP | O parte semnificativă a economiilor provine din automatizarea comunicării de rutină cu clienţii. Orice tipografie primește în mod repetat întrebări cum ar fi: „Comanda mea va fi expediată astăzi?”, „Care este numărul meu de urmărire?” sau „Unde se află comanda mea?” Deși acestea sunt solicitări legitime din partea clienţilor, răspunsul manual la astfel de întrebări consumă timp preţios din partea personalului de relaţii cu clienţii (CSR). LiftERP le permite clienţilor să primească notificări automate cu privire la principalele schimbări de status, inclusiv atunci când comenzile ies de la tipar, sunt expediate sau sunt livrate. De asemenea, facturile pot fi generate și transmise automat, iar informaţiile de urmărire sunt disponibile imediat prin intermediul portalului pentru clienţi. Rezultatul este un mediu de autoservire în care clienţii pot obţine singuri informaţiile de rutină, eliberând astfel personalul de relaţii cu clienţii să se concentreze asupra problemelor mai complexe, care chiar necesită intervenţia umană. Același principiu se aplică și în cazul comenzilor repetate. LiftERP păstrează specificaţiile, preţurile și fișierele aferente lucrărilor anterioare, astfel încât reluarea unei comenzi presupune doar confirmarea detaliilor și transmiterea noii comenzi. Ofertare automatizată Ofertarea automatizată este o altă componentă esenţială a platformei. Odată ce agentul de vânzări, reprezentantul de relaţii cu clienţii (CSR) sau clientul selectează specificaţiile dorite, LiftERP generează automat oferta de preţ. Important este că sistemul afișează doar opţiunile potrivite pentru produsul respectiv, reducând astfel posibilitatea apariţiei erorilor în procesul de comandă. De exemplu, atunci când comandă o broșură, clientul poate selecta cantitatea, formatul, tipul de hârtie, numărul de culori, finisarea și lăcuirea. După finalizarea selecţiei, sistemul generează instantaneu oferta de preţ, cu specificaţiile clar definite și blocate. Nu mai sunt necesare schimburi repetate de mesaje între client și tipografie, ceea ce reduce foarte mult posibilitatea apariţiei unor erori de comunicare. De asemenea, utilizatorii pot să creeze cataloage personalizate pentru fiecare client, inclusiv cu propria identitate vizuală, ceea ce simplifică și mai mult procesul de comandă. Simplitatea sistemului permite plasarea comenzilor și în afara programului normal de lucru. La Firehouse Image Center, clienţii pot trimite comenzi, pot primi probe și le pot aproba chiar pe timpul nopţii, înainte ca firma săși înceapă programul de lucru. Acest lucru oferă un avantaj suplimentar: comenzile pot fi deja introduse în fluxul de producţie la începutul zilei de lucru, permiţând efectiv clienţilor care lucrează în afara programului obișnuit să avanseze cu comenzile fără a mai aștepta deschiderea tipografiei. Totodată, pentru Firehouse Image Center, impactul financiar este măsurabil. Compania estimează că fiecare comandă procesată manual costă aproximativ 35 de dolari, incluzând preluarea comenzii, introducerea specificaţiilor, direcţionarea comenzii, comunicarea cu clientul și gestionarea acesteia pe parcursul producţiei. Prin urmare, automatizarea acestor etape generează economii care se acumulează rapid. Control mai bun asupra costurilor și profitabilităţii Pentru Georgia Printco, unul dintre cele mai importante beneficii ale LiftERP a fost un control mai bun asupra costului de producţie. Înainte de implementarea sistemului, compania folosea două calculatoare de preţ separate care necesitau introducerea manuală a datelor și le permiteau agenţilor de vânzări să ofere preţuri diferite pentru aceeași lucrare. Acest lucru genera neconcordanţe și punea presiune asupra marjelor de profit. Cu ajutorul calculatorului de preţ integrat în LiftERP, ofertele sunt generate acum instantaneu, pe baza unor preţuri controlate și consecvente. Totodată, echipele de producţie primesc specificaţii standardizate pentru fiecare comandă, indiferent de persoana care a întocmit oferta. Funcţiile de audit ale sistemului oferă un alt nivel important de control. Dacă, de exemplu, în producţie este utilizat din greșeală un material mai scump decât cel inclus în ofertă, istoricul modificărilor poate ajuta la identificarea exactă a momentului în care a apărut neconcordanţa. Aceeași funcţionalitate poate fi utilizată și pentru investigarea problemelor de programare. Dacă un client consideră că termenul de livrare a fost depășit deoarece proba a fost trimisă prea târziu, istoricul modificărilor poate arăta cu exactitate când a fost trimisă proba și când a fost aprobată.
RkJQdWJsaXNoZXIy MzM3OTUzMg==