drupacity, drupa 2016, sursa – Messe Düsseldorf-C. Tillmann
Sursa: drupa Essentials of Print
Deși multe tipografii utilizează instrumente care monitorizează fluxurile de lucru, o mare parte se bazează încă pe notițe destinate colectării și transmiterii informațiilor necesare despre tirajele în lucru. Fluxul de producție ar trebui să reprezinte acea infrastructură care permite finalizarea unui volum cât mai mare de lucrări la un cost cât mai mic. Însă în timp, soluțiile găsite pentru monitorizarea fluxului de lucru încep să nu mai corespundă realității din tipografii și atunci furnizorii de servicii de imprimare creează foi de calcul sau alte tipuri de documente pentru a putea urmări anumite procese. Astfel fluxul de lucru devine o serie de pași întrerupți și ineficienți.
Soluțiile de monitorizare nu au fost niciodată foarte populare în industria de print, majoritatea tipografilor considerându-le mai degrabă un rău necesar. Motivele includ dificultățile de instalare a software-ului, interfețele mult prea complicate și timpul necesar înțelegerii modului de operare. Aceste minusuri au însă o bază reală: deseori anumite software-uri sunt proiectate pentru nevoile unui anumit tip de tipografie, apoi sunt lansate pe piață cu garanția că vor fi utile întregii industrii. Șansele ca un astfel de software să fie eficient, mai ales dacă se iau în considerare și marile schimbări în materie de tehnologie din ultimii ani, sunt foarte mici. Primele semne că procesul de producție nu mai este unul eficient sunt incapacitatea de a imprima un număr mare de lucrări în tiraje mici, orele peste program care afectează marjele de profit, soluțiile automatizate care necesită intervenții manuale și software-uri instalate pe care nu le folosește nimeni. Apariția oricăreia dintre aceste situații va costa timp și bani, iar pe măsură ce ele se adună pot avea un impact major asupra profitabilității afacerii. Soluția nu este aceea de a adăuga încă un software într-un flux de lucru instabil, deoarece această măsură crește de cele mai multe ori costurile fără a remedia problemele. De aceea este nevoie de o analiză care începe cu o privire de ansamblu asupra fluxului de lucru – cea mai bună practică recomandată de experții acestui domeniu. Începeți analiza cu tipurile de lucrări realizate la cel mai înalt nivel, apoi listați echipamentele și software-urile pe care le utilizați. Următorul pas este analizarea etapei de preluare a comenzilor. Unele afaceri au adoptat deja metoda web-to-print, pe când altele încă preiau comenzi prin telefon sau în mod exclusiv printr-un reprezentant de vânzări. Notați de câte apeluri telefonice către clienți este nevoie pentru a confirma specificațiile unei lucrări, alegerea substraturilor sau detaliile de livrare. Pe măsură ce aceste comenzi intră în etapele de pregătire pentru imprimare, câte lucrări sunt respinse din cauza lipsei de informații? Angajații folosesc soluțiile de monitorizare a fluxului de lucru deja instalate sau circulă foi de calcul și caiete care au devenit adevărata măsură pentru progresul unei comenzi? Luați în calcul de câte reimprimări este nevoie pentru finalizarea unei lucrări. Există și tiraje care au fost imprimate dar așteaptă în zona de finisare? Aveți software-uri neutilizate pentru care încă plătiți mentenanță? Acordați atenție oricărui software instalat și identificați etapa în care este folosit și cum contribuie la desfășurarea fluxului de lucru.
După ce aveți această imagine de ansamblu actualizată a fluxului de producție este timpul să luați în considerare tendințele și tehnologiile emergente care vă pot ajuta să eliminați pașii în plus și să faceți profit. Un prim pas este construirea unui proces de producție eficient, domeniu în care variantele sunt numeroase: de la platforme bazate pe centralizarea datelor care se încadrează în Industria 4.0, la soluții pentru fluxul de lucru de tipul platformelor SaaS (software ca serviciu). Încă din 2016 industria de print profită de oportunitățile tehnologiei cloud, de metode de abonare atât pentru livrare cât și pentru plată sau de compatibilitatea cu un set de platforme noi, proiectate pentru a permite crearea unui flux personalizat prin conectarea la anumite instrumente. Platformele permit software-urilor diferite să lucreze împreună în cadrul aceluiași flux de lucru. Un exemplu potrivit este Enfocus Switch, care pune la dispoziția clienților peste 70 de aplicații ce pot fi integrate în platforma Switch, de la CloudPrinter la instrumente de reproducere a scrisului de mână, opțiuni PDF și aplicații care lucrează cu metadate. HP oferă o abordare asemănătoare prin platforma PrintOS, prezentată pentru prima dată publicului la drupa 2016, căreia i s-au adăugat între timp soluții noi. Aceste platforme sunt definite de faptul că aplicațiile folosesc interfețe API bine definite pentru integrarea în fluxul de producție, facilitând testarea simplă a unui instrument înainte de achiziționarea acestuia.
Furnizorii de servicii de print ar trebui să ia în considerare și plaformele care îi conectează pe clienți cu producătorii. Companii precum Cimpress, Cloudprinter, Gelato sau InkRouter au construit adevărate rețele globale care facilitează accesul la tipografii. Cei care nu sunt încă pregătiți pentru o platformă pot opta pentru instrumente și suite de programe ce pot fi integrate în fluxul de lucru deja existent. Acestea vor aduna date pentru informarea atât a angajaților din zona de producție cât și a echipei de management. Într-o tipografie modernă este esențială capacitatea de identificare a costului fiecărui tiraj pentru asigurarea marjelor de profit.
Un flux de lucru bine pus la punct poate fi dezvoltat în timp pentru includerea unor linii noi de producție sau a unor tehnologii necesare eliminării costurilor și muncii inutile. Raportul InfoTrends ″European Software Investment Outlook″ din 2019 a identificat fluxul de lucru drept cel mai neglijat sector, provocând costuri în valoare de aproximativ 1,4 milioane de euro. Scopul este transformarea acestor costuri în profit. Analiza fluxului de lucru ar trebui să vă permită identificarea costului real al procesului de preluare a comenzilor, întrucât statistica arată că în această zonă se înregistrează cele mai multe costuri inutile. Cea mai bună soluție în acest caz ar fi simplificarea sarcinii clienților în momentul încărcării fișierelor prin implementarea unei opțiuni de verificare automată, care să garanteze existența tuturor specificațiilor tehnice necesare pentru producție – lucru care poate duce la economisirea timpului. Dacă toate comenzile vin prin email sau prin FTP (protocol pentru transfer de fișiere), atunci automatizarea va fi mai dificilă.
Oricare dintre aceste soluții necesită o bună înțelegere a tuturor proceselor care alcătuiesc fluxul de lucru deja existent, dar și timp pentru pregătire și implementare. Rezultatele nu vor întârzia să apară și se vor datora unui proces simplu: eliminarea costurilor inutile.
