Piata ERP/MIS pentru industria tipografica este extrem de competitiva. Numeroase solutii promit automatizarea fluxului operational, integrarea si gestionarea centralizata a fiecarui aspect al unei tipografii. Insa adevarata intrebare nu mai este cate functii ofera un sistem ERP, ci daca acesta poate reduce costurile, accelera productia si imbunatati modul in care functioneaza o afacere din domeniul printului. Aici apare in scena LiftERP, parte a portofoliului Smart Factory de la Durst.
Construit pentru operatiuni de imprimare moderne
LiftERP este conceput pentru tipografiile de dimensiuni medii si pentru companiile mari din industria tipografica, care doresc sa combine accesibilitatea oferita de solutiile cloud cu ofertarea inteligenta si directionarea comenzilor, monitorizarea productiei in timp real, functionalitati web-to-print, fluxuri de lucru fara hartie si accesul de pe dispozitive mobile pentru echipele de management si productie.
Abordarea sa este deosebit de relevanta pentru mediul actual de productie tipografica, in care tirajele mai scurte, numarul mai mare de lucrari, diversitatea tot mai mare a produselor si termenele de livrare din ce in ce mai stricte impun un nivel superior de automatizare.
Spre deosebire de sistemele concurente, dezvoltate initial pornind de la platforme ERP traditionale pentru tiparul offset, LiftERP a fost conceput de la zero pentru tipografiile digitale. Arhitectura sa bazata pe Oracle ofera flexibilitate, reactivitate si posibilitati de optimizare care pot fi dificil de obtinut in cazul sistemelor adaptate ulterior la cerintele actuale ale productiei digitale.
Rezultatele prezentate de WhatTheyThink sunt semnificative. Firehouse Image Center, din Indianapolis, a economisit peste 300.000 de dolari la costurile cu forta de munca, in timp ce Georgia Printco, din Lakeland, Georgia, si-a redus costurile de productie cu peste 250.000 de dolari.
Cifrele sunt cu atat mai remarcabile cu cat ambele companii sunt tipografii de dimensiuni medii. Pentru companiile mai mici care doresc sa introduca automatizarea intr-o masura mai redusa, Durst ofera si LiftSBE, o solutie conceputa special pentru imprimerii de dimensiuni mici si medii.
O interfata conceputa pentru a simplifica productia
Unul dintre factorii care stau la baza rezultatelor obtinute cu LiftERP este interfata sa intuitiva. In loc sa-i oblige pe angajati sa navigheze prin ecrane complexe si incarcate de text, sistemul afiseaza informatiile intr-un format extrem de vizual si usor de inteles.
De exemplu, directorul de productie poate alege sa vada doar comenzile urgente, in timp ce personalul din prepress se poate concentra exclusiv asupra fisierelor care nu au trecut de verificarea automata de preflight. Personalul din departamentul de expeditii poate vedea doar comenzile programate pentru livrare in ziua respectiva. Informatiile sunt actualizate in timp real.
Totodata, sistemul poate sa filtreze informatiile „pe verticala”, afisand dinamic doar datele relevante pentru un anumit utilizator sau pentru o anumita operatiune.
Aceasta simplitate are un efect direct si asupra formarii angajatilor. La Georgia Printco, usurinta de utilizare a interfetei Lift a redus cu 25% timpul necesar instruirii noilor angajati. Intr-o industrie in care recrutarea si formarea personalului raman provocari semnificative, reducerea perioadei de invatare poate oferi un avantaj operational considerabil.
Gestionarea expedierilor se realizeaza, de asemenea, direct in mediul ERP, ceea ce elimina necesitatea de a trece constant de la o aplicatie la alta. Mai putine sisteme separate inseamna mai putine introduceri repetate de date, mai putine posibilitati de aparitie a erorilor si mai putin timp pierdut cu trecerea intre aplicatii.
Prepress automatizat: de la zile la minute
Una dintre cele mai impresionante functionalitati ale LiftERP este modulul sau optional de prepress automatizat.
De multe ori fluxurile traditionale de prepress implica verificarea manuala a fisierelor, efectuarea operatiunilor de preflight si generarea probelor. Aceste procese pot dura una sau chiar doua zile pana cand clientul primeste o proba pentru aprobare. Cu LiftERP, acelasi flux de lucru poate fi finalizat in doar cateva minute.
Aproximativ 70% dintre fisierele primite pot fi procesate fara interventie manuala. Fisierele care indeplinesc parametrii de calitate predefiniti ai sistemului sunt verificate automat prin preflight si transformate in probe pregatite pentru productie, care sunt trimise direct clientului pentru aprobare.
Impactul asupra companiei Firehouse Image Center a fost considerabil. Efectivul echipei de prepress a fost redus de la cinci persoane la una singura, iar angajatul ramas se ocupa exclusiv de fisierele ce nu pot fi procesate automat.
Beneficiile se extind dincolo de zona de productie. Timpul mai scurt de transmitere a proof-urilor a imbunatatit si experienta clientilor, permitand comenzilor sa parcurga mult mai rapid procesul de aprobare.
Automatizare care genereaza economii masurabile
Potrivit analizei WhatTheyThink, utilizatorii LiftERP proactivi pot economisi in mod constant 100.000 de dolari pe an sau chiar mai mult, economiile fiind concentrate in trei domenii principale: eficientizarea utilizarii fortei de munca, controlul costurilor de productie si eficientizarea comunicarii.
O parte semnificativa a economiilor provine din automatizarea comunicarii de rutina cu clientii. Orice tipografie primeste in mod repetat intrebari cum ar fi: „Comanda mea va fi expediata astazi?”, „Care este numarul meu de urmarire?” sau „Unde se afla comanda mea?”
Desi acestea sunt solicitari legitime din partea clientilor, raspunsul manual la astfel de intrebari consuma timp pretios din partea personalului de relatii cu clientii (CSR). LiftERP le permite clientilor sa primeasca notificari automate cu privire la principalele schimbari de status, inclusiv atunci cand comenzile ies de la tipar, sunt expediate sau sunt livrate.
De asemenea, facturile pot fi generate si transmise automat, iar informatiile de urmarire sunt disponibile imediat prin intermediul portalului pentru clienti.
Rezultatul este un mediu de autoservire in care clientii pot obtine singuri informatiile de rutina, eliberand astfel personalul de relatii cu clientii sa se concentreze asupra problemelor mai complexe, care chiar necesita interventia umana.
Acelasi principiu se aplica si in cazul comenzilor repetate. LiftERP pastreaza specificatiile, preturile si fisierele aferente lucrarilor anterioare, astfel incat reluarea unei comenzi presupune doar confirmarea detaliilor si transmiterea noii comenzi.
Ofertare automatizata
Ofertarea automatizata este o alta componenta esentiala a platformei. Odata ce agentul de vanzari, reprezentantul de relatii cu clientii (CSR) sau clientul selecteaza specificatiile dorite, LiftERP genereaza automat oferta de pret. Important este ca sistemul afiseaza doar optiunile potrivite pentru produsul respectiv, reducand astfel posibilitatea aparitiei erorilor in procesul de comanda.
De exemplu, atunci cand comanda o brosura, clientul poate selecta cantitatea, formatul, tipul de hartie, numarul de culori, finisarea si lacuirea. Dupa finalizarea selectiei, sistemul genereaza instantaneu oferta de pret, cu specificatiile clar definite si blocate.
Nu mai sunt necesare schimburi repetate de mesaje intre client si tipografie, ceea ce reduce foarte mult posibilitatea aparitiei unor erori de comunicare.
De asemenea, utilizatorii pot sa creeze cataloage personalizate pentru fiecare client, inclusiv cu propria identitate vizuala, ceea ce simplifica si mai mult procesul de comanda.
Simplitatea sistemului permite plasarea comenzilor si in afara programului normal de lucru. La Firehouse Image Center, clientii pot trimite comenzi, pot primi probe si le pot aproba chiar pe timpul noptii, inainte ca firma sa-si inceapa programul de lucru.
Acest lucru ofera un avantaj suplimentar: comenzile pot fi deja introduse in fluxul de productie la inceputul zilei de lucru, permitand efectiv clientilor care lucreaza in afara programului obisnuit sa avanseze cu comenzile fara a mai astepta deschiderea tipografiei.
Totodata, pentru Firehouse Image Center, impactul financiar este masurabil. Compania estimeaza ca fiecare comanda procesata manual costa aproximativ 35 de dolari, incluzand preluarea comenzii, introducerea specificatiilor, directionarea comenzii, comunicarea cu clientul si gestionarea acesteia pe parcursul productiei. Prin urmare, automatizarea acestor etape genereaza economii care se acumuleaza rapid.
Control mai bun asupra costurilor si profitabilitatii
Pentru Georgia Printco, unul dintre cele mai importante beneficii ale LiftERP a fost un control mai bun asupra costului de productie.
Inainte de implementarea sistemului, compania folosea doua calculatoare de pret separate care necesitau introducerea manuala a datelor si le permiteau agentilor de vanzari sa ofere preturi diferite pentru aceeasi lucrare. Acest lucru genera neconcordante si punea presiune asupra marjelor de profit.
Cu ajutorul calculatorului de pret integrat in LiftERP, ofertele sunt generate acum instantaneu, pe baza unor preturi controlate si consecvente. Totodata, echipele de productie primesc specificatii standardizate pentru fiecare comanda, indiferent de persoana care a intocmit oferta.
Functiile de audit ale sistemului ofera un alt nivel important de control. Daca, de exemplu, in productie este utilizat din greseala un material mai scump decat cel inclus in oferta, istoricul modificarilor poate ajuta la identificarea exacta a momentului in care a aparut neconcordanta.
Aceeasi functionalitate poate fi utilizata si pentru investigarea problemelor de programare. Daca un client considera ca termenul de livrare a fost depasit deoarece proba a fost trimisa prea tarziu, istoricul modificarilor poate arata cu exactitate cand a fost trimisa proba si cand a fost aprobata.
Acest nivel de transparenta ajuta la solutionarea disputelor si, in acelasi timp, ofera informatii valoroase pentru imbunatatirea fluxurilor de lucru viitoare.
Realitatea implementarii
Automatizarea nu vine insa fara provocari. Implementarea unui sistem ERP complex necesita un angajament real din partea companiei. Este nevoie ca cineva din cadrul organizatiei sa isi asume responsabilitatea pentru procesul de implementare, asigurandu-se ca fluxurile de lucru sunt configurate corect, ca actualizarile sunt introduse corespunzator si ca angajatii se adapteaza la noile proceduri.
Tranzitia poate fi deosebit de importanta pentru tipografiile care inca se bazeaza pe fise de lucru pe suport de hartie sau pe sisteme ERP invechite. Angajatii familiarizati cu modul de lucru impus de aceste sisteme trebuie sa invete sa lucreze intr-un mediu fara hartie, in care informatiile despre productie sunt disponibile in format digital si in timp real.
Aceasta inseamna ca implementarea unui sistem ERP nu este doar un proiect tehnic. Este si o transformare organizationala si culturala.
Pentru companiile dispuse insa sa faca acest pas, rezultatele pot justifica pe deplin efortul depus. Ted Corman, de la Firehouse Image Center, spune ca nu si-ar mai putea imagina desfasurarea activitatii fara LiftERP. Obiectivul companiei pentru 2026 este sa atraga si mai multi clienti pe platforma pentru plasarea comenzilor, apropiindu-se astfel de utilizarea deplina a sistemului si a tuturor capabilitatilor sale.
Dincolo de caracteristici: un nou model de operare
Daca LiftERP este comparat cu solutiile ERP concurente doar pe baza unei liste de functionalitati, acesta se va regasi in randul numeroaselor platforme moderne care ofera acces in cloud, estimare inteligenta a costurilor, monitorizarea productiei in timp real, functionalitati web-to-print si acces de pe dispozitive mobile.
Insa o lista de functionalitati nu spune intreaga poveste. Diferenta fundamentala consta in modul in care acestea se completeaza reciproc. LiftERP integreaza intr-un flux de lucru unitar procesul de comandare, ofertare, prepress, productie, comunicare cu clientii si expediere, reducand numarul etapelor in care este necesara interventia manuala.
Aceasta este, poate, cea mai importanta concluzie a analizei WhatTheyThink: software-ul ERP modern pentru industria tipografica nu mai este doar un instrument de management. El poate deveni o componenta strategica a economiei productiei.
Prin urmare, valoarea unei platforme ERP nu ar trebui masurata doar prin numarul de functionalitati pe care le ofera, ci prin eficienta cu care poate transforma informatiile in actiuni automatizate — si automatizarea in valoare de business masurabila.
Pentru tipografiile care se confrunta cu presiuni tot mai mari de a reduce costurile, de a-si spori flexibilitatea, de a scurta timpii de executie si de a le oferi clientilor o experienta superioara, aceasta reprezinta mai mult decat o simpla modernizare tehnologica.
Reprezinta un mod diferit de a gestiona afacerea.
Produsele Durst sunt livrate de compania LINOGROUP SA,
reprezentata în Romania de
S.C. LINOROM PRINT S.R.L.
Tel.: 0720 466 464
email: dtanase@lino.gr
www.lino.gr
