MARUDRO GENERAL SERVICES SRL

S.C. MARUDRO GENERAL SERVICES S.R.L. oferă servicii de depozitare a documentelor, arhivelor şi colecțiilor personale. Principalele avantaje ale depozitarii în spaţiile noastre sunt preţurile avantajoase, siguranța documentelor dumneavoastră şi nu în ultimul rând promptitudinea cu care rezolvăm orice cerere. Depozitele noastre sunt avizate atât de Arhivele Naționale, cât şi de CERTROM, organism pentru certificarea sistemelor de management. Personalul nostru este certificat de Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică „AURELIAN SACERDOTEANU”. Depozitele corespund legislației în vigoare pentru depozitarea şi conservarea arhivelor.

MARUDRO GENERAL SERVICES este specializată în oferirea de servicii complete de arhivare şi depozitare documente. Fiind una dintre cele mai cunoscute firme de acest gen din ţară, MARUDRO GENERAL SERVICES prestează servicii la nivel național, oferind garanția satisfacției clientului indiferent de necesități.

Datorită bazei logistice pe care o avem la dispoziție, a personalului cu o vastă experiență în prelucrarea arhivelor, fiind certificați de Arhivele Naționale şi de Școala Națională de Perfecţionare Arhivistică în meseria de arhivari, asigurăm servicii garantate, organizate în pachete flexibile, adaptate bugetelor clienților.

Suntem prezenți în domeniul prelucrării de arhive de peste cinci ani. Acești ani sunt dovada că ne-am ridicat la cele mai exigente standarde ale pieței de profil. Încă din primul an, am avut implementat Sistemul de Management al Calităţii conform cerințelor din standardul SR EN ISO 9001:2008 pentru activitățile de arhivare şi depozitare documente.

Specialiștii noștri sunt acreditați de Arhivele Naționale să prelucreze unitățile arhivistice din fondurile şi colecțiile arhivistice, să păstreze şi să conserve documente, să rezolve cereri şi să așeze fondurile şi colecțiile arhivistice în depozite.

SERVICII:

NOMENCLATOR ARHIVISTIC
Nomenclatorul Arhivistic se întocmește în conformitate cu art. 8 din Legea 16/1996 a Arhivelor Naționale, a modelului prevăzut în anexa 1 la lege şi a Instrucțiunilor din cap. 2, litera b, art. 10 şi 15.

Nomenclatorul Arhivistic se poate denumi ca un tabel sistematic în care se înscriu pe structura schemei de organizare a instituției unitățile arhivistice concepute pe probleme şi termene de păstrare. Nomenclatorul Arhivistic este un clasificator de tip structural, un tabel sistematic al denumirilor sau titlurilor din dosare care ajută compartimentul de muncă la gruparea corectă a documentelor.

Metodologia întocmirii Nomenclatorului Arhivistic are următoarele etape:
I. Actul decizional.
II. Dispoziția de numire a comisiei de selecționare.
III. Listarea documentelor şi centralizarea propunerilor.
IV. Aprobarea proiectului de Nomenclator Arhivistic la creator.
V. Avizarea Nomenclatorului Arhivistic de directorul Arhivelor Naționale sau Serviciilor Județene ale Arhivelor Naționale.
VI. Implementarea şi utilizarea Nomenclatorului Arhivistic în constituirea arhivei curente.

FONDAREA DOCUMENTELOR
Fondarea sau determinarea apartenenţei documentelor la fond este operațiunea arhivistică de delimitare a documentelor aparținând unui creator. Operațiunea de determinare a apartenenţei la fond are loc numai la unitățile care dețin şi alte fonduri în afară de cel propriu. Fondul arhivistic însumează totalitatea documentelor create în decursul activității unei instituții, asociații, societăți, reuniuni, organizații independente din punct de vedere organizatoric şi operativ, care nu şi-a schimbat teritoriul de competenţă şi profilul activității şi are registratură proprie, precum şi de către o familie sau persoană fizică.

Pentru stabilirea apartenenţei documentelor la fond, este necesar să se studieze conținutul şi forma documentelor, elementele de constituire, de înregistrare şi să se ţină seama de următoarele:
— Documentele intrate aparţin unității care le-a primit.
— Exemplarele documentelor trimise (emise sau ieșite) / copiile aparţin fondului unității care le-a emis.
— Documentele cu caracter intern se identifică după antet, semnături şi denumirea unității.

ORDONAREA DOCUMENTELOR
Este operațiunea arhivistică de grupare a documentelor şi unităților arhivistice dintr-un fond sau colecție conform unui anumit criteriu în funcţie de modul cum au fost constituite documentele, cantitatea, valoarea, starea şi natura documentelor.

Principiul de bază al ordonării îl reprezintă aducerea documentelor la forma inițială de constituire la creator. În urma studierii fondului, se vede care a fost schema de organizare a instituției şi în funcţie de aceasta se alege schema de ordonare:
a. Cronologic structural — pentru unitățile care au suferit numeroase transformări în decursul activității.
b. Structural cronologic — pentru fondurile ale căror unități au avut aceeaşi formă de organizare sau au suferit puţine modificări de-a lungul timpului.
c. Cronologic pe probleme — pentru fondurile create de unități care nu au avut compartimente sau când nu se poate stabili căror compartimente le-au aparținut documentele, precum şi pentru fondurile din care s-au păstrat puţine documente.
d. Alfabetic — care se utilizează doar la anumite compartimente pentru anumite categorii (de exemplu dosarele personale ale angajaților de la compartimentul Personal).

CONSTITUIREA DOSARELOR
Dosarul este un element determinant al lucrării arhivistice. De modul cum este constituit dosarul depinde organizarea fondului arhivistic sau chiar a unei arhive şi calitatea evidenţelor ce se întocmesc. Constituirea dosarelor se face în mai multe etape:
— Verificarea conținutului dosarului — astfel, se ordonează documentele în dosar, în aşa fel încât primul cu data cea mai veche să fie deasupra, urmat de celelalte în ordinea cronologică. Odată cu ordonarea documentelor din dosar se face şi trierea lor, întrucât se pot găsi dublete, note, însemnări personale, ciorne sau acte care nu au legătură cu problemele din dosar. Totodată se scot şi agrafele metalice, boldurile, acele, clemele.
— Numerotarea — este operațiunea care are drept scop să determine locul documentelor în dosar şi să asigure integritatea lui. Numerotarea constă în numerotarea filelor scrise pentru fiecare dosar sau volum dintr-un dosar în colţul din dreapta sus cu creionul. Dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250-300 de file; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numerotează fiecare volum separat, începând cu nr. 1.
— Coaserea — se face între două coperți de carton cu sfoară de cânepă, căutându-se să nu fie atins textul documentelor şi să se asigure citirea liberă. Documentele în format mic (mostre, fotografii, desene tehnice, bilete) se pun în plic şi se cos împreună cu celelalte documente. Documentele în format mare se pliază.
— Certificarea şi completarea datelor pe coperta din faţă a dosarelor — pe coperta dosarului se trec denumirea instituției, a compartimentului, numărul dosarului din inventar (cota), conținutul pe scurt al dosarului, data începerii şi a încheierii, numărul de file, volumul, termenul de păstrare şi indicativul dosarului după nomenclator.

După completarea copertei, pe o foaie nescrisă adăugată la sfârșitul dosarului se face următoarea certificare: „Prezentul dosar conţine .... file”. Numărul filelor se trece în cifre şi în litere între paranteze. La sfârșitul fiecărei note de certificare se trece data şi semnătura celui care face respective lucrare.

INVENTARIEREA DOCUMENTELOR
Este operațiunea arhivistică de luare în evidenţă a unităților arhivistice dintr-un fond, colecție, după ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic. Etapele inventarierii sunt:
— Unitățile arhivistice constituite, încheiate, certificate se grupează pe termene de păstrare, mai întâi dosarele şi la urmă registrele, condicile şi alte documente preconstituite.
— Luarea în evidenţă a fiecărei unități arhivistice în parte, prin completarea rubricilor formularului de inventar, începând cu numărul curent. Vor fi întocmite atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator la compartimentul respectiv. Fiecare unitate arhivistică se trece în inventar sub un număr curent distinct.
— Registrele, condicile şi celelalte documente preconstituite se trec în inventar după dosare. Fiecare grupă de termene de păstrare începe cu numărul 1, număr ce se scrie concomitent şi pe coperta dosarului, făcând-se corelația dintre inventar şi unitatea arhivistică.

Inventarele, sau altfel spus instrumentele de evidenţă nou create, sunt predate clienților noștri atât în format fizic, pe suport de hârtie, cât şi în format electronic, pe CD.

SELECŢIONAREA
Selecționarea reprezintă una dintre operațiunile de bază ale activității arhivistice care constă în stabilirea valorii documentar-istorice sau practice a unităților arhivistice dintr-un fond sau colecție, în vederea păstrării permanente a celor ce fac parte din Fondul Arhivistic National şi a eliminării celor lipsite de importanţă.
Etapele selecționării:
— Identificarea conform inventarelor a documentelor care întrunesc condițiile pentru eliminare, respectiv expirarea termenelor de păstrare prevăzute în nomenclatorul arhivistic propriu şi lipsa oricărei importanţe documentare sau practice a documentelor.
— Identificarea documentelor respective în depozit.
— Verificarea concordanţei (datele din dosar cu datele de pe inventar).
— După verificare, se face un referat care prezintă principalele date în legătură cu toate activitățile făcute pentru selecționare.
— Referatul împreună cu inventarele documentelor propuse pentru selecționare şi inventarele documentelor cu termen de păstrare permanent (din aceeaşi perioadă cu cele selecționate şi create de acelaşi compartiment de la care se selecționează documentele) se dau spre consultare membrilor comisiei de selecționare a organizației înainte de întrunirea propriu-zisă a acestora în cadrul ședinței de lucru a comisiei.
— La încheierea ședinței comisiei, secretarul comisiei întocmește procesul verbal de ședință al comisiei.

În consecinţă, lucrarea de selecționare este compusă din elementele prezentate mai sus, care, cu excepţia referatului, se înaintează cu adresa semnată de conducătorul organizației către Arhivele Naționale.
Până la primirea răspunsului în ceea ce priveşte aprobarea selecționării, documentele nu se mută de la locul lor din raft.