Problema principala identificata a fost lipsa unor documente justificative clare. Facturile analizate de catre A.N.A.F. contineau descrieri generale ale serviciilor, fara detalii esentiale, precum volumul muncii, tarifele aplicate sau rezultatele concrete. In plus, daca nu se pot prezenta documente suplimentare – cum ar fi rapoarte de activitate, situatii de lucru sau dovezi privind timpul alocat – care sa confirme ca serviciile au fost realmente prestate, inspectorii refuza deductibilitatea fara prea multe discutii.
In mod similar, serviciile de asistenta pentru management pot fi considerate insuficient documentate. Autoritatile au apreciat, in cateva controale, ca materialele prezentate aveau un caracter general si nu evidentiau concret natura serviciilor, resursele implicate sau beneficiile obtinute. Mai mult, nu s-a demonstrat ca aceste servicii au generat un avantaj economic real pentru societate, conditie esentiala pentru recunoasterea deductibilitatii.
In lipsa unor dovezi clare privind legatura dintre cheltuieli si activitatea economica, inspectorii fiscali au decis sa nu accepte aceste costuri ca fiind deductibile la calculul impozitului pe profit. De asemenea, a fost respins si dreptul de deducere a TVA aferent, fiind stabilite obligatii fiscale suplimentare.
Aceasta situatie evidentiaza faptul ca simpla existenta a unui contract sau a unei facturi nu este suficienta. Se confirma astfel o tendinta constanta in practica fiscala: accentul pus pe substanta economica a tranzactiilor si pe documentarea riguroasa a acestora. In cazul serviciilor de consultanta si management, riscul de ajustare fiscala este ridicat, in special atunci cand prestatiile sunt prestate intragrup sau au un caracter intangibil.
Pentru a reduce aceste riscuri, contribuabilii ar trebui sa acorde o atentie sporita modului in care documenteaza astfel de servicii. Este recomandabil ca documentatia sa includa cel putin urmatoarele inscrisuri:
• contracte detaliate care sa defineasca obiectul si livrabilele serviciilor;
• rapoarte periodice de activitate si rezultate;
• dovezi privind comunicarea si interactiunea dintre parti;
• justificarea economica a serviciilor si impactul acestora asupra activitatii societatii.
In concluzie, deductibilitatea serviciilor de consultanta si management nu trebuie tratata ca o formalitate. In absenta unei documentari solide si a demonstrarii utilitatii economice, aceste cheltuieli pot fi reconsiderate de autoritatile fiscale, cu consecinte semnificative atat asupra impozitului pe profit, cat si asupra TVA-ului.
